Mở một quán cafe cần bao nhiêu nhân viên?

Ameo nhớ lại thời mới tốt nghiệp ngành quản trị nhân lực, ngày đó ngành này còn mới nên ra trường rất khó xin việc. Công ty nước ngoài thì Ameo chưa đủ trình ngoại ngữ mà công ty Việt Nam thường đang xây dựng phòng nhân sự nên toàn đòi hỏi người có kinh nghiệm.

Tìm mãi Ameo được chủ một quán cafe tuyển làm quản lý kiêm trợ lý nhân sự. Làm ở quán cafe dù không phải nguyện vọng của Ameo nhưng đây là cơ hội để cậu áp dụng kiến thức của mình cũng như làm dầy kinh nghiệm theo lộ trình công danh đã định.

Quán nơi Ameo làm có mặt bằng 150 m2 nằm trong khuôn viên một trường đại học. Khi Ameo nhận việc cũng là khi chủ quán mới ký được hợp đồng với trường đại học. Do là trợ lý nhân sự nên Ameo được yêu cầu tính số nhân viên cần tuyển. Xác định nhu cầu nhân lực là bài tập Ameo được làm rất nhiều khi còn làm trong trường đại học nên cu cậu rất tự tin là sẽ làm tốt công việc, Ameo xin phép sếp ba ngày để hoàn thành nhiệm vụ.

Sau khi được sếp đồng ý, Ameo bắt đầu bằng việc sang các trường có quán cafe để tìm hiểu.

Trước tiên Ameo quan sát công việc của nhân viên và thấy mọi nhân viên đều thực hiên toàn bộ các công việc của quán như pha chế đồ uống, làm đồ ăn, dọn dẹp, rửa bát, thu tiền… Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: mỗi nhân viên đều đảm nhận toàn bộ công việc của quán, quy trình có nhiều điểm chưa hợp lý và mô tả lại quá trình thực hiện công việc của quán.

Tiếp theo, Ameo tìm hiểu về khách hàng. Ngồi quan sát các quán cafe tương tự trong hai ngày Ameo nhận ra là khách hàng đa số là giảng viên và sinh viên của trường, họ thường ghé vào lúc đầu giờ và trong giờ nghỉ giải lao, đa số đều chỉ có khoảng thời gian từ 10 đến 15 phút để dùng đồ uống. Ameo cũng nhận ra là khách hàng sẽ chuyển sang quán khác hoặc không mua nữa khi quá đông. Ameo nhẩm tính số khách hàng và thấy là đầu giờ và giờ nghỉ có khoảng 30 khách hàng. Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: 50 phút có một lượt 30 khách hàng, họ chỉ có thể dành 10 đến 15 phút để ăn hoặc uống, thời gian tối ưu để bán hàng là 15 phút đầu giờ và 10 phút giờ nghỉ.

Cuối cùng, Ameo quan sát về hoạt động của quán, Ameo thấy là khi có khách hàng vào thì nhân viên sẽ nhận yêu cầu, sau đó vào chuẩn bị đồ ăn uống, tiếp theo là mang ra cho khách và nhận tiền. Trong quá trình phục vụ, nếu thấy khách hàng dùng xong thì nhân viên sẽ nhanh chóng thu dọn và lau bàn. Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: cách thức làm việc chưa khoa học làm tăng thời gian chờ đợi của khách và mô tả lại quá trình thực hiện công việc của quán.

Cũng về hoạt động của quán, khi quan sát về thời gian thực hiện công việc Ameo thấy là nhân viên thường dành từ 1 đến 2 phút để nhận yêu cầu từ khách, mất 30 giây đến hai phút để thực hiện một yêu cầu về đồ ăn hoặc uống nhưng đôi khi chần chừ nên lâu hơn, mất từ 1 đến hai phút để nhận tiền của khách. Về vấn đề này, sau khi quan sát Ameo ghi chú như sau: cần tối ưu hóa quy trình để giảm thời gian phục vụ và mô tả lại quá trình thực hiện công việc của quán.

Sau khi có được các dữ liệu cần thiết, Ameo tính toán và viết báo cáo gồm quy trình và yêu cầu nhân lực với nội dung chính dưới đâu.
- Về quy trình: Học tập cửa hàng đồ ăn nhanh, khách hàng yêu cầu tại quầy, nhân viên nhận tiền và giao đồ cho khách tại quầy. Do khách hàng thường sử dụng hết thời gian tại quán để ăn hoặc uống, chỉ tiến hành dọn dẹp khi đã vào tiết và vắng khách. Đồ ăn và uống cần sơ chế sẵn và để chỗ hợp lý để giảm thời gian phục vụ xuống còn tối đa 1 phút trên một món đồ ăn hoặc uống.
- Về nhân lực: Mất khoảng 3 phút để phục vụ một khách hàng đơn lẻ, nếu khách đi theo nhóm thì thời gian phục vụ sẽ giảm 30%. Để phục vụ 30 khách hàng với mỗi khách hàng 3 phút thì cần 90 phút thực hiện công việc, để phục vụ được số khách hàng trong 10 phút thì cần 9 nhân viên. Do sinh viên thường đi theo nhóm, thời gian phục vụ giảm 30% nên cần 6 nhân viên là đủ. Về công việc khác của quán, sau mỗi đợt bán hàng còn khoảng 40 phút, đủ để làm việc và nghỉ ngơi.

Đây là phương án của Ameo, còn nhiều điều sẽ xảy ra với cậu trong những ngày tới.